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Cree un borrador de factura de colocación en Xero cuando se concrete una contratación de un cliente, sin tener que volver a introducir tarifas de la hoja de cálculo al libro mayor.

3 min de lectura · Actualizado en julio de 2026 · Redacción de Expertini

Para una agencia de selección, la colocación no finaliza cuando el candidato se incorpora, sino cuando se emite la factura. Sin embargo, en muchas agencias ese último paso consiste en una hoja de cálculo, un correo electrónico a contabilidad y una entrada manual en Xero días más tarde. La integración de ATS con Xero elimina ese desfase entre colocación y facturación: cuando se confirma una contratación en Expertini ATS, una sola acción desde la página de Screening & HRIS crea un borrador de factura en su propia organización de Xero con los honorarios ya asociados.

Las cifras proceden del trabajo que el ATS ya realiza de forma nativa. El CRM de clientes de Expertini realiza el seguimiento de clientes, contrataciones y comisiones como parte de la suscripción principal, sin licencias de CRM adicionales ni tarifas de ATS por usuario. La función de la integración es simplemente transferir esa cifra de comisión a Xero como borrador, donde su proceso financiero toma el control.

01La brecha que esto resuelve: colocaciones que tardan días en facturarse

Cada día que transcurre entre la colocación y la factura es un día que se suma a su ciclo de cobro de efectivo, y la reintroducción manual de datos da lugar a los errores típicos: tarifa incorrecta, entidad de cliente equivocada o la omisión total de la factura. Redactar la factura en el momento de la colocación convierte la facturación en un paso de revisión y no de introducción de datos.

02Why drafts, deliberately

El flujo crea borradores de facturas, no facturas enviadas. Su contable sigue revisando el tratamiento del IVA, los términos de pago y las referencias de órdenes de compra antes de que nada llegue al cliente; no se envía nada por correo electrónico a un cliente hasta que su equipo lo envíe. La automatización debe eliminar la escritura manual, no el criterio.

03Seguimiento nativo de comisiones, conexión en directo

La primera parte del proceso es nativa: el CRM de clientes con seguimiento de comisiones está disponible en todas las suscripciones (registre al cliente, la colocación y la tarifa acordada mientras trabaja, y capte la cuenta comercial en primer lugar con la herramienta de propuestas para clientes). La conexión con Xero también está operativa: conecte su propia organización en la página de Conexiones dentro de la aplicación (Aplicaciones → Conexiones) y los borradores estarán a un solo paso.

Notas de ingeniería

Arquitectura y operaciones de la plataforma

A1Connection architecture

The connection uses OAuth 2.0 against the vendor's own consent screen. The authorisation request names the minimum scopes the features need — the exact scope list is shown in the security-flow panel below, pulled from the same provider registry the application uses. The code-for-token exchange happens entirely server-side (Autenticación de cliente HTTP Basic, per the vendor's token endpoint contract); tokens are stored encrypted at rest and are never rendered back to any screen — connection pages show presence, not values.

El ciclo de vida del token se gestiona en un único punto de control: la caducidad activa una actualización automática, los tokens de actualización renovados se conservan y una actualización que el proveedor rechaza se muestra como un aviso visible de reconexión, nunca como funciones inactivas en silencio. La revocación funciona desde ambos lados: desconecte aquí o revoque en los ajustes de seguridad del propio proveedor.

A2Escribir semántica y flujo de datos

Cada movimiento de datos es una acción explícita con un resultado registrado. Las escrituras ocurren al hacer clic, o automáticamente solo donde haya habilitado una regla (el envío automático al contratar está desactivado de forma predeterminada, por proveedor). Las lecturas (importaciones de personas, cuentas o archivos) se ejecutan al presionar Importar, eliminan duplicados respecto a lo que ya tiene (clientes por nombre, personas por correo electrónico), omiten en lugar de sobrescribir e informan con precisión lo creado frente a lo omitido, por lo que volver a ejecutar cualquier importación es seguro por diseño.

Cada acción registra una fila en el historial de actividad de la aplicación (ats_app_activity): qué se ejecutó, cuándo, para qué registro y el resultado, incluido el texto de error literal del proveedor cuando algo falla. Los informes de uso dentro del ATS agregan ese mismo registro, por lo que la información de la integración y su funcionamiento real nunca discrepan.

Todo lo que sale de la ruta de la solicitud (difusión de notificaciones, entrega de webhooks, registro de actividad, correo electrónico) se ejecuta en subprocesos en segundo plano desatendidos. Un extremo externo lento nunca puede bloquear la interfaz, y un efecto secundario fallido se registra en lugar de reintentarse silenciosamente generando inconsistencias.

A3Consideraciones operativas

Las conexiones se establecen a nivel de organización y están restringidas a los roles de propietario y administrador; los seleccionadores utilizan las funciones que ofrece una conexión, pero no pueden conectarla, desconectarla ni reconfigurarla. Al desconectar se eliminan de inmediato las credenciales almacenadas y las funciones dependientes se detienen de forma visible, no silenciosa. Los datos ya importados siguen siendo suyos y editables.

Las personas importadas llegan marcadas como importadas con valores de privacidad predeterminados y conservadores: no se asume el consentimiento de nadie que no haya completado su formulario de postulación y se aplican los valores de retención predeterminados. Todo lo registrado es suyo para llevárselo: las exportaciones en CSV y la aplicación Data Export cubren los mismos repositorios que el propio producto consulta. La salida está tan abierta como la entrada — por diseño, no por concesión.

A4Ubicación en la topología de integración

Esta integración ya está activa en el catálogo. One connection per provider unlocks every feature it powers, and the topology grid below shows the neighbouring connectors in the same capability area — statuses come from the same registry that drives the in-app hub, so this page can never claim more than the product does. For anything the catalogue does not cover, Webhooks and Zapier are the generic, documented escape hatch.

Mapa de dependencias

Connection typeOAuth 2.0 (pantalla de consentimiento del proveedor)
Scopes requestedopenid · email · offline_access · app.connections · accounting.contacts · accounting.invoices
Callback path/apps/oauth/callback/xero/
Token exchangeserver-side; HTTP Basic
Secrets at restcifrado; la interfaz muestra indicadores de presencia, nunca valores
Action journalats_app_activity: una fila por acción, errores del proveedor de forma literal
Auto-push rulesdesactivado por defecto, por proveedor, cada ejecución registrada
Registry statuslive

Esquema de interfaz de

Esquema estructural de la interfaz: paneles, jerarquía y posibilidades de interacción. Un contrato, no una captura de pantalla.
Tarjeta de conexión
● conectado — indicador de presencia
permisos: mínimo requerido desconectar
Acciones
envío — clic explícitoimportación — desduplicada
Diario de actividad
Fig. 1 — Xero: esquema estructural de la interfaz. Los paneles y estados constituyen el contrato; los datos mostrados son provisionales.

Flujo de interacción: estados, validaciones, comentarios

Cada estado a continuación se aplica en el servidor; la interfaz lo reporta, no lo decide.
Connectel propietario/administrador hace clic en Conectar en la página Conectores
Vendor consentla propia pantalla del proveedor enumera los permisos exactos
Token exchangedevolución de llamada en el servidor; los secretos nunca llegan al navegador
Connectedalmacén cifrado; la tarjeta se voltea con el indicador de presencia
Explicit actionsenvío / importación / programación: cada acción queda registrada
Consentimiento denegado → el código de error del proveedor aparece en una notificación emergente con su nombreFaltan claves de la plataforma → indicación clara de configuración, no un rebote silenciosoToken vencido → actualización automática en el punto de controlActualización rechazada → aviso visible de reconexión, las funciones nunca fallan en silencioPlan por debajo del mínimo → la tarjeta de bloqueo indica el plan exacto
Fig. 2 — flujo de interacción: azul marino = estados, dorado = validaciones aplicadas por el servidor, verde = resultados confirmados; las etiquetas enumeran los casos especiales y sus respuestas.

Flujo de seguridad OAuth 2.0 de — Xero

1
Solicitud de autorizaciónRedirigir a la propia pantalla de consentimiento del proveedor, indicando exactamente los alcances siguientes, nunca más.
2
Verificación de identidad y consentimientoUsted se autentica con el proveedor, en el dominio del proveedor. Las credenciales nunca pasan por Expertini.
3
Intercambio de tokens en el servidorLa devolución de llamada en /apps/oauth/callback/xero/ intercambia el código utilizando Autenticación de cliente HTTP Basic, íntegramente en el servidor.
4
Estado de sesión gestionadoTokens cifrados en reposo; actualización automática en un único punto de control; visualización del estado de presencia; revocación desde cualquiera de los extremos.
openidemailoffline_accessapp.connectionsaccounting.contactsaccounting.invoices
Lista de alcances leída desde el mismo registro de proveedores con el que se autoriza la aplicación; esta página no puede exagerarla ni subestimarla.

Neighbouring connectors — Accounting & Ledger

Los estados provienen del registro en tiempo real — explore el catálogo completo →

Preguntas frecuentes

¿Puedo conectar Xero a Expertini ATS hoy mismo?
Sí, ya está disponible. Conecte su propia organización de Xero en la página de Conexiones dentro de la aplicación (Aplicaciones → Conexiones) y, a continuación, genere borradores de facturas de colocación desde la página de Selección y HRIS.
¿Se enviarán las facturas a los clientes de forma automática?
No. La integración crea borradores de facturas en Xero para que su equipo financiero los revise y envíe: nada llega al cliente hasta que lo envían, y usted mantiene el control sobre el tratamiento fiscal y las condiciones.
¿Necesito mi propia suscripción a Xero?
Sí. La integración se conecta a su propia organización de Xero; Expertini no revende Xero ni añade tarifas por factura.
¿Qué sucede si mi agencia utiliza QuickBooks o Zoho Books en su lugar?
Las integraciones equivalentes para borradores de facturas con QuickBooks Online y Zoho Books también están activas, junto con las conexiones locales de Odoo y ERPNext.

De un vistazo

  • Disponible hoy: conéctese en la página de Conexiones
  • Borradores de facturas creados desde la página de Screening y HRIS
  • Las cifras de comisiones provienen del Client CRM nativo
  • Solo borradores — el departamento financiero revisa antes del envío
  • Su propia organización de Xero; sin tarifas de ATS por factura
  • Menor tiempo entre la contratación y la facturación, cobro más rápido

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